Databehandleravtale

Ved å bruke Edpay sine tjenester godkjenner du automatisk denne databehandleravtalen. Hvis du ikke godkjenner denne må du si ifra til [email protected] umiddelbart, slik at vi kan deaktivere kontoen din og slette alle kundedata.

Versjon: 2

Publisert: 06.03.2023

Introduksjon

Edpay hjelper digitale kursholdere med å koble IT-systemer sammen. Vi er hovedsakelig kjent for å koble betalingsløsningen Vipps til Kajabi, sånn at kursholdere kan tilby enkle betalingsalternativer i kursportalen sin. Vi kobler også Stripe og Vipps med Fiken, slik at bokføringen kan automatiseres så mye som mulig.

Vi jobber kontinuerlig med å koble flere systemer sammen, med mål om å gjøre våre kunders arbeidsdag bedre og mer automatisert.

For å kunne tilby denne koblingen trenger vi å behandle og lagre personopplysninger om våre kunders kunder (kursdeltakere).

All informasjon som deles med Edpay er taushetsbelagt og blir behandlet strengt konfidensielt. Vi vil på ingen måte dele denne informasjonen med noen, og har ingen tredjeparts cookies eller tracking av noe slag i tjenesten våres.

Vi behandler følgende opplysninger om våre kunders kunder:

• Navn
• E-postadresse
• Adresse
• Telefonnummer
• Hvilket kurs de har kjøpt
• Prisen de har betalt
• Dato for kjøpet

Edpay er en tjeneste levert av Edmio AS (org. nr: 920 981 526), med Halvard Hox Bastiansen som eier og daglig leder. Halvard er selv en digital kursholder og bruker Edpay på Excelakademiet.no.

Vi har brukt DFØ sin mal som utgangspunkt for å lage denne databehandleravtalen. Kilde: https://anskaffelser.no/maler/databehandleravtale-og-sjekkliste

Avtalevilkår

I henhold til artikkel 28 nummer 3, i Europaparlamentets og Rådets forordning 2016/679 (personvernforordningen) med henblikk på databehandlerens behandling av personopplysninger mellom kundene til Edpay, heretter «den behandlingsansvarlige», og Edmio AS som er selskapet bak Edpay.no, heretter «databehandleren», som hver for seg er en «part» og sammen utgjør «partene»

HAR AVTALT følgende standardavtalevilkår (Vilkårene) med henblikk på å overholde personvernforordningen og sikre beskyttelse av fysiske personers grunnleggende rettigheter og friheter

1. Innledning

1. Disse Vilkårene fastsetter den behandlingsansvarlige og databehandlerens rettigheter og plikter når databehandleren utfører behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.
2. Disse Vilkårene er utformet med for å sikre partenes etterlevelse av artikkel 28 nummer 3 i Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (personvernforordningen). 
3. I forbindelse med leveringen av tjenesten Edpay behandler databehandleren personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige i overensstemmelse med disse Vilkårene.
4. Vilkårene har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre avtaler mellom partene.
5. Det er fire vedlegg til disse Vilkårene, og vedleggene utgjør en integrert del av Vilkårene.
6. Vedlegg A inneholder nærmere opplysninger om behandlingen av personopplysninger, herunder om behandlingens formål og art, typen av personopplysninger, kategoriene av registrerte og behandlingens varighet.
7. Vedlegg B inneholder den behandlingsansvarliges betingelser for databehandlerens bruk av underdatabehandlere og en liste over underdatabehandlere som den behandlingsansvarlige har godkjent.
8. Disse Vilkårene fritar ikke databehandleren fra plikter som databehandleren er pålagt etter personvernforordningen eller annen lovgivning.

2. Den behandlingsansvarliges rettigheter og plikter 

1. Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for å sikre at behandlingen av personopplysninger skjer i overensstemmelse med personvernforordningen (se personvernforordningen artikkel 24), gjeldende personopplysningsvernbestemmelser i unionsretten eller EØS-staters nasjonale rett og disse Vilkårene.
2. Den behandlingsansvarlige har rett og plikt til å bestemme formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes.
3. Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for, blant annet, å sikre at det foreligger et behandlingsgrunnlag for behandlingen av personopplysninger som databehandleren instrueres om å gjøre.

 3. Databehandleren handler etter instrukser

1. Databehandleren skal bare behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra den behandlingsansvarlige, med mindre noe annet kreves av unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som databehandleren er underlagt. Disse instruksene skal være spesifisert i vedlegg A.
2. Databehandleren skal omgående underrette den behandlingsansvarlige dersom en instruks fra den behandlingsansvarlige, etter databehandlerens mening, er i strid med personvernforordningen eller gjeldende personopplysningsvernbestemmelser i unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett.

4. Konfidensialitet

1. Databehandleren kan bare gi tilgang til personopplysninger som behandles på den behandlingsansvarliges vegne til personer underlagt databehandlerens instruksjonsmyndighet som har forpliktet seg til konfidensialitet eller er underlagt en passende lovbestemt taushetsplikt, og bare i det nødvendige omfang. Listen av personer som har fått tilgang skal gjennomgås fortløpende. På bakgrunn av en slik gjennomgang kan tilgangen til personopplysninger stenges, dersom den ikke lenger er nødvendig, og personopplysningene skal deretter ikke lenger være tilgjengelig for disse personene.
2. Databehandleren skal etter anmodning fra den behandlingsansvarlige kunne påvise at de aktuelle personene underlagt databehandlerens instruksjonsmyndighet er underlagt ovennevnte taushetsplikt.

5. Sikkerhet ved behandlingen

1. Personvernforordningen artikkel 32 fastslår at, idet det tas hensyn til den tekniske utviklingen, gjennomføringskostnadene og behandlingens art, omfang, formål og sammenhengen den utføres i, samt risikoene av varierende sannsynlighets- og alvorlighetsgrad for fysiske personers rettigheter og friheter, skal den behandlingsansvarlige og databehandleren gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som er egnet med hensyn til risikoen.
   
   Den behandlingsansvarlige skal vurdere risikoene for fysiske personers rettigheter og friheter som behandlingen utgjør og gjennomføre tiltak for å imøtegå disse risikoene. Avhengig av relevans kan tiltakene omfatte:
   
   a) pseudonymisering og kryptering av personopplysninger
   
   b) evne til å sikre vedvarende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i behandlingssystemene og -tjenestene
   
   c) evne til å gjenopprette tilgjengeligheten og tilgangen til personopplysninger i rett tid dersom det oppstår en fysisk eller teknisk hendelse
   
   d) en prosess for regelmessig testing, analysering og vurdering av hvor effektive behandlingens tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak er.
   
   
2. Ifølge personvernforordningen artikkel 32 skal databehandleren – uavhengig av den behandlingsansvarlige – også vurdere risikoene for fysiske personers rettigheter og friheter som behandlingen utgjør, og gjennomføre tiltak for å imøtegå risikoene. Med henblikk på denne vurderingen skal den behandlingsansvarlige stille den nødvendige informasjonen til rådighet for databehandleren som gjør vedkommende i stand til å identifisere og vurdere slike risikoer.
3. Databehandleren skal også bistå den behandlingsansvarlige med å overholde den behandlingsansvarliges plikter etter personvernforordningen artikkel 32, ved blant annet å stille til den behandlingsansvarliges rådighet nødvendig informasjon om de tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltakene som databehandleren allerede har gjennomført i henhold til personvernforordningen artikkel 32, samt all annen informasjon som er nødvendig for at den behandlingsansvarlige skal kunne overholde sine plikter etter personvernforordningen artikkel 32.
   
   Hvis imøtegåelse av de identifiserte risikoene – etter den behandlingsansvarliges vurdering – krever at det gjennomføres ytterligere tiltak enn det databehandleren allerede har gjennomført, skal den behandlingsansvarlige angi disse tiltakene.

6. Bruk av underdatabehandlere

1. Databehandleren skal oppfylle betingelsene som er fastsatt i personvernforordningen artikkel 28 nummer 2 og nummer 4 for å gjøre bruk av en annen databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke bruke en underdatabehandler for å oppfylle Vilkårene uten på forhånd å ha innhentet en generell skriftlig godkjennelse fra den behandlingsansvarlige.
3. Databehandleren har den behandlingsansvarliges generelle godkjennelse til å benytte underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftlig underrette den behandlingsansvarlige om eventuelle planlagte endringer som gjelder tilføyelse eller utskiftning av underdatabehandlere med minst 1 måneds varsel og dermed gi den behandlingsansvarlige mulighet til å motsette seg slike endringer før den eller de beskrevne underdatabehandler(e) engasjeres. Lengre varslingsfrister for spesifikke underdatabehandlertjenester kan angis i vedlegg B. Listen over underdatabehandlere som den behandlingsansvarlige allerede har godkjent fremgår av vedlegg B. 
4. Når databehandleren engasjerer en underdatabehandler for å utføre spesifikke behandlingsaktiviteter på vegne av den behandlingsansvarlige, skal underleverandøren pålegges de samme forpliktelsene med hensyn til vern av personopplysninger som er fastsatt i disse Vilkårene, ved hjelp av en avtale eller et annet rettslig dokument i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett, der det særlig gis tilstrekkelige garantier for at det vil bli gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen oppfyller kravene i denne forordning.
   
   Databehandleren er derfor ansvarlig for å kreve at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpliktelser etter disse Vilkårene og personvernforordningen.
5. En kopi av slik underdatabehandleravtale og eventuelle etterfølgende endringer skal – ved den behandlingsansvarliges anmodning – sendes til den behandlingsansvarlige, som på denne måten har mulighet for å sørge for at underdatabehandleren er pålagt de samme forpliktelsene med hensyn til vern av personopplysninger som er fastsatt i disse Vilkårene. Kommersielle bestemmelser som ikke påvirker det personopplysningsvernrettslige innholdet av underdatabehandleravtalen, er ikke underlagt kravet om kopi til den behandlingsansvarlige.
6. Databehandleren skal i underdatabehandleravtalen inkludere den behandlingsansvarlige som begunstiget tredjepart i tilfelle databehandleren går konkurs, slik at den behandlingsansvarlige kan tre inn i databehandlerens rettigheter og gjøre dem gjeldende overfor underdatabehandler, hvilket for eksempel setter den behandlingsansvarlige i stand til å instruere underdatabehandleren om å slette eller tilbakeføre personopplysningene.
7. Hvis databehandleren ikke oppfyller sine personopplysningsvernforpliktelser blir databehandleren fullt ut ansvarlig overfor den behandlingsansvarlige når det gjelder oppfyllelse av underdatabehandlerens forpliktelser. Dette påvirker ikke de registrertes rettigheter etter personvernforordningen – særlig de nedfestet i personvernforordningen artikkel 79 og 82 – overfor den behandlingsansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overføring til tredjeland eller internasjonale organisasjoner

1. Databehandleren kan kun overføre personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner etter dokumentert instruks fra den behandlingsansvarlige, og slik overføring skal alltid skje i overensstemmelse med personvernforordningen kapittel V.
2. Hvis overføring av personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner, som databehandleren ikke er blitt instruert av den behandlingsansvarlige om å gjennomføre, kreves i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den behandlingsansvarlige om nevnte rettslige krav før behandlingen, med mindre denne rett av hensyn til viktige allmenne interesser forbyr en slik underretning.
3. Uten dokumentert instruks fra den behandlingsansvarlige kan databehandleren innenfor rammene av disse Vilkårene således ikke:
   
   a) overføre personopplysninger til en behandlingsansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en internasjonal organisasjon
   
   b) overlate behandling av personopplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
   
   c) behandle personopplysningene i et tredjeland
   
   
4. Den behandlingsansvarliges instruks når det gjelder overføring av personopplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overføringsgrunnlaget i personvernforordningen kapittel V som overføringen er basert på, skal angis i eget vedlegg.
5. Disse Vilkårene skal ikke forveksles med standard personvernbestemmelser som omhandlet i personvernforordningen artikkel 46 nummer 2 bokstav c og d, og disse Vilkårene kan ikke utgjøre et grunnlag for overføring av personopplysninger under personvernforordningen kapittel V.

8. Bistand til den behandlingsansvarlige

1. Databehandleren bistår, idet det tas hensyn til behandlingens art og i den grad det er mulig, ved hjelp av egnede tekniske og organisatoriske tiltak, den behandlingsansvarlige med å oppfylle vedkommendes plikt til å svare på anmodninger som den registrerte inngir med henblikk på å utøve sine rettigheter fastsatt i personvernforordningen kapittel III.
   
   Dette innebærer at databehandleren så langt det er mulig skal bistå den behandlingsansvarlige i den behandlingsansvarlige oppfyllelse av:
   
   a) opplysningsplikten ved innsamling av personopplysninger fra den registrerte
   
   b) opplysningsplikten dersom personopplysninger ikke er blitt samlet inn fra den registrerte
   
   c) den registrertes rett til innsyn
   
   d) retten til retting
   
   e) retten til sletting («retten til å bli glemt»)
   
   f) retten til begrensning av behandling
   
   g) underretningsplikten i forbindelse med retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandling
   
   h) retten til dataportabilitet
   
   i) retten til å protestere
   
   j) retten til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillegg til databehandlerens forpliktelse til å bistå den behandlingsansvarlige i henhold til Vilkårene 6.3., bistår databehandleren også, idet det tas hensyn til behandlingens art og den informasjonen som er tilgjengelig for databehandleren, den behandlingsansvarlige med:
   
   a) den behandlingsansvarliges forpliktelse ved brudd på personopplysningssikkerheten til uten ugrunnet opphold og når det er mulig, senest 72 timer etter å ha fått kjennskap til det, melde bruddet på personopplysningssikkerheten til den kompetente tilsynsmyndigheten, Datatilsynet, med mindre bruddet sannsynligvis ikke vil medføre en risiko for fysiske personers rettigheter og friheter
   
   b) den behandlingsansvarliges forpliktelse til uten ugrunnet opphold å underrette den registrerte om bruddet på personopplysningssikkerheten når det er sannsynlig at bruddet vil medføre en høy risiko for fysiske personers rettigheter og friheter
   
   c) den behandlingsansvarliges forpliktelse til før behandlingen å foreta en vurdering av hvilke konsekvenser den planlagte behandlingen vil ha for personopplysningsvernet (vurdering av personvernkonsekvenser)
   
   d) den behandlingsansvarliges forpliktelse til å rådføre seg med den kompetente tilsynsmyndigheten, Datatilsynet, før behandlingen dersom en vurdering av personvernkonsekvenser tilsier at behandlingen vil medføre en høy risiko dersom den behandlingsansvarlige ikke treffer tiltak for å redusere risikoen.

9. Underretning om brudd på personopplysningssikkerheten

1. Ved brudd på personopplysningssikkerheten skal databehandleren underrette den behandlingsansvarlige om bruddet uten ugrunnet opphold etter å ha fått kjennskap til det.
2. Databehandlerens underretning til den behandlingsansvarlige skal om mulig skje innen 24 etter at databehandleren har fått kjennskap til bruddet på personopplysningssikkerheten, slik at den behandlingsansvarlige kan overholde sin forpliktelse til å melde bruddet til den kompetente tilsynsmyndigheten, jf. personvernforordningen artikkel 33.
3. I overensstemmelse med Vilkår 9 nummer 2 bokstav a skal databehandleren bistå den behandlingsansvarlige med å melde bruddet til den kompetente tilsynsmyndigheten. Det innebærer at databehandleren skal bistå med å fremskaffe informasjon listet opp nedenfor, som ifølge personvernforordningen artikkel 33 nummer 3 skal fremgå av den behandlingsansvarliges melding av bruddet til den kompetente tilsynsmyndigheten:
   
   a) arten av bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, når det er mulig, kategoriene av og omtrentlig antall registrerte som er berørt, og kategoriene av og omtrentlig antall registreringer av personopplysninger som er berørt
   
   b) de sannsynlige konsekvenser av bruddet på personopplysningssikkerheten
   
   c) de tiltak som den behandlingsansvarlige har truffet eller foreslår å treffe for å håndtere bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, dersom det er relevant, tiltak for å redusere eventuelle skadevirkninger som følge av bruddet.

10. Sletting og returnering av opplysninger

1. Ved opphør av databehandlertjenestene skal databehandleren slette alle personopplysninger som er blitt behandlet på vegne av den behandlingsansvarlige og bekrefte overfor den behandlingsansvarlige at opplysningene er slettet, med mindre unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett krever oppbevaring av personopplysningene.

11. Revisjon, herunder inspeksjon

1. Databehandleren skal stille til den behandlingsansvarliges disposisjon all informasjon som er nødvendig for å påvise etterlevelse av forpliktelsene etter personvernforordningen artikkel 28 og disse Vilkårene. Videre skal databehandleren muliggjøre og bidra til revisjoner, herunder inspeksjoner, som utføres av den behandlingsansvarlige eller en annen revisor som er bemyndiget av den behandlingsansvarlige.
2. Databehandleren forplikter seg til å gi tilsynsmyndighetene, som etter gjeldende lovgivning har tilgang til den behandlingsansvarliges eller databehandlerens lokaler, eller representanter som opptrer på slike tilsynsmyndigheters vegne, adgang til databehandlerens fysiske lokaler ved presentasjon av behørig legitimasjon.

12. Partenes avtale om andre forhold

1. Partene kan avtale andre bestemmelser som gjelder databehandlertjenestene, f.eks. erstatningsansvar, så lenge disse andre bestemmelsene ikke direkte eller indirekte strider mot disse Vilkårene eller er til skade for den registrertes grunnleggende rettigheter og friheter og beskyttelsen som følger av personvernforordningen.

13. Ikrafttredelse og opphør

2. Vilkårene trer i kraft den datoen den behandlingsansvarlige begynner å bruke Edpay. 
3. Begge partene kan kreve Vilkårene reforhandlet dersom lovendringer eller uhensiktsmessigheter i Vilkårene gir grunn til dette.
4. Vilkårene gjelder så lenge databehandlertjenestene varer. I denne perioden kan Vilkårene ikke sies opp, med mindre partene avtaler andre vilkår som regulerer levering av databehandlertjenestene.
5. Hvis leveringen av databehandlertjenestene opphører, og personopplysningene er slettet eller returnert til den behandlingsansvarlige i overensstemmelse med Vilkårene 11., kan Vilkårene sies opp med skriftlig varsel av begge partene.

14. Kontaktpersoner hos databehandleren

Navn: Halvard Hox Bastiansen

Stilling: Daglig leder

E-postadresse: [email protected]

Vedlegg A - Opplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige er:

Edpay kobler IT-systemer sammen. Edpay kobler systemer som kursportaler, betalingssystemer, e-postsystemer og regnskapssystemer sammen, for å automatisere arbeidsoppgavene til en digital kursholder.

For å kunne tilby denne koblingen trenger Edpay å behandle og lagre personopplysninger om våre kunders kunder (kursdeltakere).

A.2. Behandlingen omfatter følgende typer av personopplysninger om de registrerte:

• Fornavn og etternavn
• E-postadresse
• Hvilket kurs personen har kjøpt
• Dato for kjøp
• Beløp personen har betalt
• Hvor mange betalinger/avdrag/delbetalinger personen har utført og status (betalt, refundert, feilet etc.) på hver av disse.

A.3. Databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige kan begynne etter at Vilkårene har trådt i kraft. Behandlingen har følgende varighet:

Behandlingen varer frem til kundeforholdet mellom kunden og Edpay avsluttes. Edpay skal slette alle personopplysninger senest 30 dager etter at kundeforholdet avsluttes.

Vedlegg B - Underdatabehandlere 

B.1. Godkjente underdatabehandlere

Ved Vilkårenes ikrafttredelse godkjenner den behandlingsansvarlige bruken av følgende underdatabehandlere:

Ved Vilkårenes ikrafttredelse har den behandlingsansvarlige godkjent bruken av ovennevnte underdatabehandlere for den behandlingsaktiviteten som er beskrevet for vedkommende. Databehandleren kan ikke – uten den behandlingsansvarliges eksplisitte skriftlige godkjennelse – benytte en underdatabehandler til en annen behandlingsaktivitet enn den som er avtalt for vedkommende eller bruke en annen underdatabehandler til den beskrevne behandlingsaktiviteten.