Hvordan koble til Fiken

Med Edpay kan du bokføre salg via Stripe (Kajabi/Simplero) og Vipps automatisk i Fiken. Prosessen vi ønsker å automatisere er forklart her: https://www.edpay.no/blog/hvordan-bokfore-salg-fra-kajabi-i-fiken

NB: Har du regnskapsfører er det veldig viktig at dere gjør dette sammen, da er det større sannsynlighet at det blir riktig, samtidig som begge forstår hvordan systemene snakker sammen.

1. Koble Edpay til Stripe

Start med å koble Edpay til Stripe: https://app.edpay.no/user/last/stripe

Trykk på "Connect with Stripe" og velg hvilken Stripe-konto du vil koble til. Dette gjør at alle salg fra Kajabi/Simplero blir sendt inn i Edpay for bokføring, i tillegg aktiverer dette muligheten for å ta betalt med Klarna.

2. Aktiver API-modulen i Fiken

Du finner dette under Foretak - Tilleggstjenester og "API". Denne koster 99 kr i måneden.

3. Lag Stripe/Vipps regnskapskonto i Fiken (om dette ikke er gjort tidligere)

Gå til Foretak - Bankkontoer - Ny bankkonto. Under "Bankkontonummer" skriver du inn ditt "Vipps på nett"-nummer (6 eller 7 siffer) eller epostadressen du har brukt hos Stripe, slik:

Når du trykker "Opprett ny bankkonto" finner du kontonavnet under "Regnskapskonto", her:

Du må lage en konto for Vipps og en for Stripe. Skriv inn disse regnskapskontoene under Stripe account name og Vipps account name i Edpay i steg 4 under.

4. Koble Edpay til Fiken

Du kan koble Edpay til Fiken her: https://app.edpay.no/user/last/fiken

Når du blir videresendt tilbake til Edpay får du opp noen felter du må fylle ut:

Status: Sett Status til "Active".
Kontonavn: Fyll ut Stripe/Vipps kontonavn fra steg 3 over.
Kvittering: Velg om du vil sende kvittering til kunden. Kvitteringen blir sendt fra Fiken med fakturainnstillingene du har lagret i Fiken.
MVA: Velg standard MVA sats (default bookkeeping): velg om du skal sette 0% eller 25% som standard.

Trykk på "Save".

5. Offer-innstillinger

Veldig bra jobba, du er nå ferdig med kontoinnstillingene 🥳

Det som gjenstår nå er å oppdatere offers i Edpay. Under hvert offer får du nå opp et nytt felt hvor du må velge riktig produkt i Fiken. Edpay vil bruke MVA-satsen og inntektskontoen som er lagret på produktet i Fiken når vi bokfører salget.

Velg riktig produkt fra nedtrekksmenyen og trykk lagre, for alle offers du har i Edpay.

6. Test at alt fungerer

Lag et nytt offer i Edpay som koster 10 kr, gjennomfør et kjøp (fra både Vipps og Klarna, om du har begge aktivert) og se om kjøpet blir bokført riktig i Fiken. Det kan ta opp til 1 minutt fra kjøpet er gjennomført til det skal være i Fiken. Se under Foretak og Hendelseslogg hva som har skjedd/ikke skjedd.

Til deg som har en ny konto i Fiken (ikke sendt faktura før)

Hvis du ikke har lagd en faktura i Fiken før, så må du fortelle Fiken hvilket fakturanummer du ønsker å starte med. Her er en fremgangsmåte:

Lag en faktura til Edpay AS på 10 kr. Ikke send den til oss, bare lag den sånn at du får beskjed om å sette et fakturanummer.
Krediter fakturaen du lagde. Da får du beskjed om å sette et kreditnotanummer også.

Hvis du har aktivert Fiken integrasjonen og ser at kundene blir registrert som de skal, men salgene ikke kommer inn så er dette mest sannsynlig årsaken. Alt du trenger å gjøre er å følge fremgangsmåten over og så vil neste salg komme inn i Fiken som det skal.

Tilbakebetalinger til kunden (refunds)

Ettersom bokføringen nå skjer automatisk for alle nye salg fra Vipps/Klarna, så er det viktig at du også utfører eventuelle tilbakebetalinger fra Edpay. Hvis du utfører en refusjon fra Vippsportalen, må du manuelt registrere tilbakebetalingen i Fiken etterpå. Refunderer du fra Edpay, vil dette skje automatisk.

Andre ting du kan gjøre for et effektivt regnskap

Her er noen av grepene vi har gjort for å gjøre regnskapet så automatisert og enkelt som mulig:

Betalingsoppgjør fra Vipps og Stripe kan registreres automatisk med Fiken sine egne integrasjoner: https://www.edpay.no/blog/registrering-av-betalingsoppgjor-i-fiken
Bruke "Superføring" i Fiken. Vi anbefaler å koble Fiken til bankkontoen din, slik at alle transaksjoner kommer inn under "Superføring" i Fiken. Da kommer alle transaksjoner inn i en "todo-liste" og bankavstemmingen skjer nesten av seg selv.
Videresende/laste opp alle kvitteringer til innboksen i Fiken, da "matcher" Fiken alle kjøp fra Superføringen med kvitteringen i innboksen, noe som gjør at hver "todo" blir unnagjort superfort!
Redusere antall kvitteringer. Ved å velge årlige betalinger fremfor månedlige abonnementer reduseres antall kvitteringer fra 12 til 1. Da blir det mindre bilag som må bokføres og som regel får man også en liten rabatt også ved å betale for 1 år om gangen - double win!
Aktivere automatisk kjøpsregistrering på faste samarbeidspartnere - fakturaer fra de partnerne vi ofte får faktura fra blir automatisk godkjent og sendt til nettbanken for godkjenning (VAer, affiliater osv).

Hvis det er noe som er uklart, så send gjerne en mail til [email protected] 😊